Планирование эффективных коммуникаций

Вы когда-нибудь получали письма, которые вызывали у Вас ощущение, что отправитель не подумал о том, что Вам на самом деле нужно знать? Может быть, какая-нибудь из корпоративных презентаций оставляла Вас равнодушным? Или, возможно, после своего выступления Вы, оглядываясь назад, понимали, что не учли потребности Вашей аудитории.

 В лучшем случае это разочаровывает. В худшем «выключает» коммуникационный канал и получается эффект совершенно противоположный от ожидаемого – сообщениям отправленным по этому каналу не доверяют, а значит, не доверяют Вам. 

 

Независимо от того передаете Вы обычную ежедневную информацию или сообщаете главную новость года, коммуникации должны быть спланированы.

 

Первый шаг – поставить себя на место вашей аудитории. Обязательно ответьте себе на эти вопросы:

Что аудитория хочет знать или слышать?

Какой способ получения информации они предпочитают?  

Что помешает им слушать Ваше сообщение?

Как Вы узнаете, что сообщение дошло до адресата?

Эффективная коммуникация – это нечто большее, чем просто подготовка сообщения или презентации. Это проработка способа воздействия на аудиторию. Это стратегия завоевания умов и сердец получателей информации.

 

Продавайте Ваше сообщение!

Коммуникации похожи на маркетинг. У Вас есть сообщение (продукт), которое необходимо «продать» аудитории (клиентам). Если они собираются сообщение купить, Вы должны упаковать его, тогда на него обратят внимание и поймут его. Вам необходимо убедиться, что ценность и выгоды перевешивают недостатки («цена», которую Вы запрашиваете). Сообщение должно достичь целевой аудитории по коммуникационному каналу. Затем, проводить коммуникации (продвижение), Вы должны быть способны измерить эффективность и понять «купили» ли Ваше сообщение. Не важно что и кому Вы сообщаете: родственникам ошеломляющую новость, коллегам грандиозную идею, инвесторам бизнес-план, помните, Вы должны заинтересовать и вызвать нужный Вам отклик – продать свое сообщение.

 

Как использовать инструмент?

Каждое Ваше сообщение должно быть спланировано. Вот пошаговая инструкция по составлению Вашего плана.

Коммуникационный план для ………………  
Общие цели коммуникации  
Аудитория  
Коммуникативные цели  
Сообщение  
Канал коммуникации  
Время  
     

 

ШАГ 1: Понять свою цель.

Вы должны ясно понимать цель Вашего сообщения. Чего Вы хотите достичь, когда и как? Запишите Ваши цели в Ваш план

ШАГ 2: Понять целевую аудиторию.

Определите и составьте список различных целевых аудиторий. Поначалу, это может показаться трудным. Попробуйте привлечь к дискуссии заинтересованные стороны и обсудить, сколько и какие группы слушателей должны получить Ваше сообщение.

ШАГ 3: Что хочеть услышать аудитория.

Проанализируйте, какими характеристиками обладают группы слушателей, и что именно им будет интересно услышать. С какой целью они пришли Вас послушать. Запишите эти цели в Ваш план.

ШАГ 4: Планирование сообщения и каналов.

Разработайте сообщения, которые нужны каждой группе. Проработайте время и способ доставки информации. На отдельном листе составьте список всех каналов коммуникации, которые Вы можете использовать. Подходите творчески к этому вопросу, постарайтесь расширить горизонт видения. Возможно, огромное количество коммуникационных каналов уже используется в Вашей компании. Ниже приведен список каналов, которые помогут Вам доставить сообщение.

Эл. почта

Новостная рассылка

Телеконференции

Новостные доски

Доклад генерального директора

Плакаты

Кофе-брейки

Внутрикорпоративные издания

Корпоративные события

Собрания, совещания

Подкасты в интранете

На заметку.

Не забывайте использовать существующие каналы. Большие корпоративные новости часто объявляются на корпоративных мероприятиях. Но не забывайте использовать другие каналы: например, новостные рассылки, собрания команды и интранет. Использование существующих каналов с правильным сообщением в правильное время – один из эффективных способов достижения целевой аудитории. К этим каналам формируется доверие и интерес.

ШАГ 5: Разработайте план сообщения для каждой из целевой аудитории, начиная с самой влиятельной и большой.

Для каждой из этих групп по очереди задавайте себе вопросы:

Что аудитория хочет знать и что ей нужно знать?

Когда лучше всего обратиться?

Какой регулярный или предпочтительный канал следует выбрать для достижения целевой аудитории?

Какой наиболее эффективный способ доставки следует выбрать конкретно для этого сообщения в эту целевую аудиторию?

 С течением времени может потребоваться множество обращений, чтобы достичь цели в каждой группе. Убедитесь, что Вы запланировали дополнительные материалы для этого.

 На заметку.

Если сравнивать коммуникации с маркетингом, то потенциальный покупатель должен увидеть сообщение 7 раз, прежде чем купить что-либо. Возможно, и Ваша информация должна быть доставлена много раз, чтобы проникнуть в умы слушателей.

С другой стороны, необходимо помнить, что один и тот же человек может принадлежать к разным коммуникативным группам и поэтому может получить сообщение несколько раз. Таким образом, планируя сообщение, убедитесь, что информация поступает не противоречивая из различных каналов.

 

ШАГ 6: Мониторинг эффективности.

Организуйте обратную связь. Чтобы узнать какой эффект произвело Ваше сообщение можно провести опрос, организовать горячие линии, обозначить адрес для обратной связи. Сделать это нужно обязательно. Узнав реакцию, Вы сможете ею управлять.

Тренируйте навыки планирования сообщений. Когда это войдет в привычку, Вам не нужно будет тратить много времени, чтобы собраться и выступить перед любой аудиторией.

Автор: Irina Vinnikova