Борьба с неорганизованностью

В этой статье мы рассмотрим одну из самых деструктивных привычек в организации труда. Цель этой статьи помочь распознать эту привычку в себе и своих сотрудниках,  понять, почему это происходит (даже с лучшими из лучших). Я надеюсь мои рекомендации по борьбе с одним из втдов неорганизованности – промедлением - будут вам полезны.

Рабочее время сотрудников – это оплачиваемый компанией ресурс. Каждая минута должна быть потрачена на благо компании. Однако, на деле происходит несколько иначе. Самые важные задачи откладываются «на потом», и исполняются в последнюю минуту с низким качеством. 

На самом деле, даже очень хорошо организованные люди время от времени передвигают исполнение задач. «Болезнью» это явление можно назвать тогда, когда это происходит хронически, мешает реализовать весь потенциал сотрудника или останавливает проект.  

 Эта статья о промедлении.

Этим термином мы будем называть такие ситуации, когда мы переносим дела, которые должны быть сделаны прямо сейчас в пользу выполнения чего-то более приятного или легкого. И это стало нашей привычкой.

Профессор психологии Кларри Лэй исследовал явление промедления и определил это как «временной пробел между намеченным поведением и предписанным». То есть, если есть существенный период времени между намерением сделать работу и фактическим исполнением этой работы, мы имеем дело с промедлением.

 

По каким признакам определяется промедление?

 

НА ЗАМЕТКУ

Перенос важных дел не всегда откладывание. В некоторых случаях – это целенаправленная тактика откладывания принятия решения, или расстановка новых приоритетов.

Если Вы чувствуете усталость, а исполнение задачи требует высоких затрат энергии Вы можете перенести исполнение. Если Вы отложили старт не более, чем на один день и это произошло по случаю, а не регулярно, это не является промедлением.

В своей статье «Наконец, моя статья  про исследования промедления» (1986 год) Карри Лэй отмечает, что поведение промедлителя не зависит от потребности в достижении, энергичности или чувстве собственного достоинства. Другими словами, Вы можете «заболеть» промедлением, имея потенциал успешного человека.

Почему люди откладывают «на потом»?

Причина этого может быть как в самой задаче, так и в личностных характеристиках человека.

Не всякая работа доставляет удовольствие, рутинные задачи со временем вызывают скуку и, часто, лучший способ управиться с рутиной – выполнить ее быстро, сфокусировавшись затем на чем-то более приятном.

Промедление, связанное с личностными характеристиками – дезорганизованность.

Организованные люди способны справиться с искушением отложить и действуют точно согласно списку дел по их приоритетности (технику расстановки приоритетов мы рассматривали раньше). У них развит навык оценки затрат времени (см выпуск на эту тему), поэтому они способны определить когда необходимо начать, чтобы задача была выполнена точно в срок.

Организованность – это способность определить наиболее эффективную последовательность  шагов, необходимых для выполнения задачи.

Даже если у Ваших подчиненных есть навыки эффективной организации труда, некоторые задачи могут вызывать сомнения: достаточно ли ресурсов, есть ли необходимые навыки? В этом случае выполнение легких и знакомых задач дает чувство комфорта, легкие задачи выполняются, а сложные остаются не выполненными. Кроме того, есть вероятность, что сотрудники боятся браться за сложные задачи, так как их исполнение повлечет за собой большие требования или расширит круг обязанностей.

 Это может Вас удивить, но перфекционизм – одна из причин промедления. В попытках выполнить задачу в совершенстве, перфекционисты либо отказываются ее исполнять (уверены, что не сделают ее на «5»), либо тратят много времени на наращивание необходимых навыков и знаний.

 В заключение, отметим  еще одну причину промедления – слабо развиты навыки принятия решений. Если человек просто-напросто не может решить что сделать, он откладывает исполнение задачи, чтобы предотвратить ошибки.

 И «совершенно случайно» я приготовила для Вас хорошую новость! Навыки принятия решений очень быстро приобретаются, если не откладывать их освоение J Я провожу тренировочные занятия по принятию решений. Приходите, жду Вас.

Если долгое время  Вы не можете ответить на вопрос «Что делать?», это значит, что Вы стоите на пороге принятия решения и откладываете его.

Борьба с промедлением

Промедление – это привычка, прочно закрепленный поведенческий акт. Это значит, что по щелчку пальцев это изменить невозможно. Победить вредные привычки можно путем постоянных целенаправленных тренировок, волевыми усилиями. 

 

Вот несколько подсказок:

 

 

 

 

 

Как развить организованность?

 

 

 

 

Как преодолеть промедление сложных задач?

Разбейте задачу, на маленькие легко выполнимые участки. Начинайте работу с маленьких и легко исполнимых даже если они непоследовательны. Удовлетворенность от сделанного повышает комфорт и мотивацию.

 

Как преодолеть промедление неприятных задач?

 

Как преодолеть промедление из-за сложности принять решение?

Развивать навыки принятия решений. Освоить техники принятия решений Вам поможет мое руководство. Там описано как определить самое важное решение, с которого следует начинать. Как разрабатываются альтернативы, а затем  выбираются лучшие. Как составить прогнозы и спроектировать будущее развитие событий. Это не просто набор технологий, это Ваш настольный помощник в принятии даже самых сложных решений, не только в бизнесе, но и в личной жизни.

Автор: Irina Vinnikova